Ispanijos muziejai jau beveik dešimtį metų turi galimybę naudotis DOMUS – integralia rinkinių dokumentavimo ir muziejų vadybos sistema. Nauji technologiniai iššūkiai ir noras modernizuoti muziejus bei jų valdymą paskatino Kultūros ministeriją pradėti šią sistemą kurti dar 1996 metais. Šiandien akivaizdu, kad kultūros politikos formuotojų sprendimas buvo toliaregiškas – šiuo metu daugiau kaip 150 šalies muziejų rinkiniams tvarkyti, saugoti ir skleisti naudoja DOMUS.

Ispanijos kultūros ministerija ne tik ėmėsi integralios muziejų sistemos kūrimo, bet ir parengė jos detalų aprašą, kuris buvo paskelbtas 1996 m. leidinyje „Muziejų dokumentavimo normos“. Šiose normose numatyti muziejų veiklos procesai, kurie turi būti dokumentuojami (eksponatų įsigijimas, judėjimas, laikinas saugojimas, restauravimas), aprašų laukai, tezaurai ir kiti reikalavimai sistemai. Po trijų metų intensyvaus darbo 1999-aisiais sistema DOMUS buvo užbaigta ir pradėta diegti Ispanijos muziejuose. Pirmasis sistemą išbandė Nacionalinis antropologijos muziejus, kuriame buvo įgyvendintas bandomasis projektas. 2000–2002  m. DOMUS įdiegta septyniolikoje Kultūros ministerijai tiesiogiai pavaldžių muziejų, juose įrengti serveriai kiekvieno muziejaus duomenims saugoti bei paskirti sistemos administratoriai, taip pat saugomos atsarginės duomenų kopijos.

Ispanijoje nebuvo sukurta atskira įstaiga ar agentūra, kuri koordinuotų DOMUS vystymą ir diegimą muziejuose nacionaliniu mastu. Sistemos savininkas yra Ispanijos kultūros ministerija, o privati įmonė pagal metines sutartis su ministerija nuolatos teikia sistemos palaikymą, kuria jos atnaujinimus, daro atsargines duomenų kopijas ir taiso gedimus. Sistemos aptarnavimas muziejuose teikiamas šiais būdais: pagalba telefonu, vizitai į muziejus, kuriuose įrengti DOMUS serveriai, ir šalinant  gedimus, užregistruotus gedimų registre internete.

Nuo 2002 m. ministerijoje pradėtos pasirašinėti sutartys su regionų vyriausybėmis ir savivaldybėmis dėl DOMUS naudojimo skirtinguose Ispanijos autonominiuose regionuose ir miestuose (priklausomai nuo muziejų pavaldumo). Tokiu būdu DOMUS koordinavimas iš Kultūros ministerijos pavedamas regionų administracijoms. Regioniniame lygmenyje DOMUS yra labiau centralizuota – pavyzdžiui, Aragone naudojamas vienas serveris visų regiono vyriausybei pavaldžių muziejų duomenims saugoti, o jį prižiūri vienas duomenų bazių administratorius. Muziejai prie centrinio serverio Aragone prisijungia per web aplikaciją nuotoliniu būdu, kuris yra pigesnis ir patogesnis sistemai prižiūrėti.

Nors ne visi regionai vienodai aktyviai prisideda prie DOMUS plėtros, tačiau Aragono ir Andalūzijos pavyzdžiai įrodo, kad sistema labai reikalinga visų tipų muziejams ir padeda įtraukti į apskaitą bei valdyti turimus rinkinius. Aragono vyriausybė sutartį su ministerija dėl DOMUS sistemos įdiegimo pasirašė 2004 metais. Pirmiausia sistema įdiegta Aragono vyriausybės valdymo sričiai priklausančiuose muziejuose, o nuo 2007 m. ir kituose muziejuose (provincijų, miestų savivaldybių, bažnyčių, viešose organizacijose). Aragono regionas yra pirmasis Ispanijoje, kuriame DOMUS naudojama bažnyčios muziejų rinkiniams inventorizuoti bei mokymosi įstaigose (gimnazijose, universitete) esančiam švietimo istorijos paveldui kataloguoti. Šiuo metu informacine sistema DOMUS naudojasi 40 Aragono kultūros ir švietimo įstaigų, iš kurių 30 yra muziejai.

Sistemą muziejuose pradėjus diegti, buvo susidurta su nesklandumais duomenis perkeliant į DOMUS iš anksčiau muziejuose naudotų duomenų bazių ar sistemų. Muziejininkai ir Kultūros ministerijos atstovai pripažįsta, kad perkėlimas ne visada vyko sėkmingai, nebuvo galima pasitikėti vien tik automatiniu perkėlimu, perkeliamus duomenis reikėjo būtinai tikrinti.

Kadangi perėjimas prie informacinės sistemos reikalavo daug darbo išteklių, ministerija vykdė muziejų rinkinių dokumentavimo kampanijas, kurių metu daugeliui muziejų buvo paskirta papildomų darbuotojų, kompetentingų kataloguoti jų rinkinius. Prieš pradedant dirbti su integralia sistema, buvo svarbu apmokyti muziejininkus ir naujai priimtus kataloguotojus dirbti ja. Tai valstybės muziejuose organizavo Kultūros ministerija, o kituose buvo sudaryta sutartis su privačia įmone, kuri vykdė mokymus ir savo ruožtu perduodavo muziejų poreikius ministerijai.

DOMUS turi keletą modulių pagrindiniams muziejų veiklos procesams dokumentuoti:

• eksponatų pirminė apskaita,
• eksponatų įsigijimas,
• restauravimas,
• grafinė dokumentacija,
• eksponatų judėjimas,
• laikinas eksponatų saugojimas,
• paieška.

Turėdami techninę įrangą ir papildomų žmogiškų išteklių, muziejai pasiekė neblogų rezultatų kompiuterizuojant rinkinių apskaitą. Daugelis pradeda tiesiog nuo eksponatų katalogavimo sistemoje ar  naudoja keletą pagrindinių modulių (eksponatų įsigijimo, pirminės apskaitos), vėliau planuodami pereiti prie kitų sistemos modulių (restauravimo bylų, eksponatų judėjimo aktų įvedimo ir pan.). Kultūros ministerija pirmiausia iškėlė uždavinį sukataloguoti muziejuose saugomas vertybes ir tik po to pildyti grafinės dokumentacijos modulį, į kurį keliami eksponatų skaitmeniniai vaizdai. Iškeliant tokį prioritetą, norėta paskatinti muziejus daugiau dėmesio skirti eksponatų aprašymams informacinėje sistemoje, o ne vaizdams, kurių sukūrimas dažniausiai asocijuojamas su eksponato skaitmeninimo proceso pabaiga.

Su sistema Kultūros ministerija muziejams pateikė vienintelį tezaurą – Geografinių vietovardžių. Taigi tezaurų kūrimas vyksta kartu su DOMUS diegimu ir naudojimu muziejuose. Taip norima paspartinti skaitmeninimo procesus, nelaukiant, kol bus sukurtas visas sistemai reikalingas turinys. Tezaurai kuriami atskiruose muziejuose ar ekspertų darbo grupėse, kurias koordinuoja centrinis DOMUS koordinatorius regione (Aragone – Kultūros paveldo departamento Kultūros paveldo tyrimų ir sklaidos tarnyba), taip pat keletą tezaurų ministerijos užsakymu yra parengę mokslininkai. Žodynų pavidalu išleisti muziejų terminologijai norminti skirti Keramikos medžiagų, Baldų, Medžiagų ir technikų bei Numizmatikos tezaurai.

Taigi DOMUS diegimo ir muziejų rinkinių dokumentavimo procesas yra nuoseklus ir progresyvus. Be to, be jau minėtų modulių, muziejai taip pat gali naudoti DOMUS sistemą įstaigos vadybos procesams valdyti – tam sistemoje yra sukurtos funkcijos, kuriomis galima vykdyti bilietų pardavimo ir muziejaus parduotuvės apskaitą, personalo valdymą, kontroliuoti lankytojų statistiką ir pan. Kol kas šiomis sistemos galimybėmis naudojasi labai nedaug muziejų.

Pagal galiojančius teisės aktus, muziejai nėra įpareigoti naudoti integralią sistemą ir skaitmeninti eksponatus, be to, neatsisakoma popierinės dokumentų formos. Nepaisant to, tiek nacionalinė, tiek regioninė valdžios administracijos skatina muziejus naudotis sistema, pabrėždamos, kad už mokesčių mokėtojų lėšas sukurtas muziejų dokumentavimo įrankis DOMUS yra nemokamas ir pats patogiausias ne tik rinkiniams įtraukti į apskaitą, bet ir duomenims susieti ir publikuoti tarptautiniuose portaluose. Vienintelė sąlyga naudojantis DOMUS, kurią kelia Kultūros ministerija, – sutikti, kad sistemoje sukurtas eksponatų katalogas būtų matomas internete. Argumentai šiai sąlygai labai aiškūs – ministerija iš nacionalinio biudžeto skyrė lėšas ne tik sistemai sukurti, bet ir jai palaikyti, įsigyti muziejuose reikalingą techninę įrangą ir apmokyti personalą. Todėl rezultatai, gaunami DOMUS naudojant eksponatams dokumentuoti, turi duoti naudą visuomenei, būti lengvai prieinami ir matomi internete, kad kiekvienas gyventojas galėtų grožėtis šalies kultūros vertybėmis.

Interneto prieigos prie muziejuose saugomo kultūros paveldo Ispanijoje kuriamos keliais lygmenimis. Pavyzdžiui, Aragono regiono muziejų skaitmenintus rinkinius galima pamatyti  Aragono muziejų portale, Ispanijos muziejų rinkinių skaitmeniniame tinkle CERES ir Ispanijos kultūros paveldo talpykloje „Hispana“, kuri yra nacionalinis duomenų teikėjas „Europeanai“ per „EuropeanaLocal“ projektą.

Be tiesioginės informacinės sistemos naudos muziejų rinkinių vadybai ir sklaidai, pastebima ir netiesioginė. DOMUS kuria muziejų tinklus regionuose, kurie tampa muziejų bendradarbiavimo pagrindu, kolegų darbų ir kolekcijų pažinimo šaltiniu. Tokiu būdu regione kuriama muziejų bendruomenė, kuri nuolat didėja ir stiprėja, imasi iniciatyvos ir dalinasi patirtimi muzeologijoje.

Parengė Giedrė Stankevičiūtė pagal informaciją, gautą stažuotės
Aragono vyriausybės Švietimo, kultūros ir sporto departamente metu

Daugiau informacijos Giedrė Stankevičiūtės straipsnyje „Žvilgsnis į Ispanijos muziejus: skaitmeninto kultūros paveldo sklaida“